Allgemeine Geschäftsbedingungen
1. Geltung
Die NIO Veranstaltungs GmbH führt Aufträge ausschließlich auf der Grundlage der nachfolgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen aus. Abweichende Regelungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen dieser “Allgemeinen Geschäftsbedingungen” unwirksam sein, so berührt dies die Verbindlichkeit der übrigen Bestimmungen und der unter ihrer Zugrundelegung geschlossenen Verträge nicht. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame, die ihr dem Sinn und Zweck am nächsten kommt, zu ersetzen.
2. Vertragsabschluss
Grundlage der Geschäftsbeziehungen ist die jeweilige Anmeldung als Teilnehmer zur Veranstaltung oder die Standbestellung für die Pharmaunternehmen, in der alle vereinbarten Dienstleistungen (Leistungsumfang) sowie Vergütungen festgehalten werden.
3. Event-Leistungsumfang
3.1. Der Umfang der vertraglichen Leistungen ergibt sich aus der schriftlichen Anmeldung oder der schriftlichen Standbestellung/-reservierung Nebenabreden oder Abänderungen, die den Umfang der vertraglichen Leistung verändern, bedürfen der schriftlichen Form.
3.2. Änderungen oder Abweichungen einzelner Leistungen von dem vereinbarten Inhalt des Vertrages, die nach Vertragsabschluss notwendig werden, teilt die NIO Veranstaltungs GmbH dem Auftraggeber unverzüglich mit. Soweit durch die Veränderungen der vereinbarte Inhalt des Vertrages nicht oder nur unwesentlich berührt wird, steht – aufgrund dieser Abweichungen – dem Auftraggeber kein Kündigungsrecht zu. Die NIO Veranstaltungs GmbH ist berechtigt, in Abstimmung mit dem Auftraggeber Teile des Veranstaltungsablaufes in Abweichung von der Leistungsbeschreibung zu verändern.
3.3. Soweit die NIO Veranstaltungs GmbH Verträge zur Durchführung einer Veranstaltung mit Dritten schließt, erfolgt ein solcher Vertragsabschluss im Namen und mit Vollmacht des Auftraggebers. Dies betrifft insbesondere die Anmietung von Räumen den Abschluss von Verträgen im Gastronomiebereich, sowie den Abschluss von Verträgen mit Künstlern usw.
3.4. Für die Bewerbung der gebuchten Veranstaltungen ist ausschließlich die NIO Veranstaltungs GmbH zuständig, Werbemittel können bei der NIO Veranstaltungs GmbH angefragt werden. Sofern die Werbetools verändert werden, bedarf es ausdrücklich der schriftlichen Freigabe vor Verwendung durch die NIO Veranstaltungs GmbH.
4. Eigentumsrecht und Urheberschutz
4.1. Alle Leistungen der NIO Veranstaltungs GmbH (z.B. Ideen, Konzepte für Veranstaltungen etc.) auch einzelne Teile daraus, bleiben im Eigentum der NIO Veranstaltungs GmbH. Der Kunde erwirbt durch Zahlung des Honorars nur das Recht der Nutzung zum vereinbarten Zweck. Ohne gegenteilige Vereinbarung mit der NIO Veranstaltungs GmbH darf der Kunde die Leistungen der Agentur nur selbst und nur für die Dauer des Vertrages nutzen.
4.2. Änderungen von Leistungen der Agentur durch den Kunden sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung von der NIO Veranstaltungs GmbH und – soweit die Leistungen urheberrechtlich geschützt sind – des Urhebers zulässig.
4.3. Für die Nutzung von Leistungen der NIO Veranstaltungs GmbH, die über den ursprünglich vereinbarten Zweck und Nutzungsumfang hinausgeht, ist – unabhängig davon, ob diese Leistung urheberechtlich geschützt ist – die Zustimmung der NIO Veranstaltungs GmbH erforderlich. Dafür steht der NIO Veranstaltungs GmbH und dem Urheber eine gesonderte, angemessene Vergütung zu.
4.4. Der Kunde sichert der NIO Veranstaltungs GmbH zu, die bei dieser und zukünftigen von der NIO Veranstaltungs GmbH gebuchten Eventproduktionen mitwirkenden Personen, Akteure, Künstler, DJs & Subunternehmer auch weiterhin ausschließlich über die NIO Veranstaltungs GmbH zu buchen und nicht abzuwerben. Dies gilt für alle Lokalitäten des Kunden und alle Aktivitäten der Betreibergesellschaft.
4.5. Sämtliche Rechte an allen Foto- und Videoaufnahmen die bei den Veranstaltungen gemacht werden, liegen bei der NIO Veranstaltungs GmbH. Unabhängig davon, ob diese von der NIO Veranstaltungs GmbH, vom Kunden oder von Dritten beauftragt oder aufgenommen wurden. Der Kunde sichert sich auch gegenüber Dritten wie Gäste, Fotografen oder Videographen ab, dass sämtliche Nutzungsrechte an den Kunden übergehen. Der Kunde tritt sämtliche Nutzungsrechte an die NIO Veranstaltungs GmbH ab und weist im Falle von Foto- und Videoaufnahmen in seiner Location auf die Aktion hin und sichert sich gesetzeskonform ab. Die NIO Veranstaltungs GmbH ist ausdrücklich nicht haftbar zu machen gegen Schadenersatzansprüchen die ggf. auch im Hinblick auf die DSGVO (z.B. Recht am eigenen Bild)entstehen könnten.
4.6. Das zur Verfügung gestellte Werbe-, Text-, Presse- & Video Material welches dem Kunden zur Verfügung gestellt wird oder sich im Marketingspaket befindet, enthält möglicherweise Verletzungen von Rechten Dritter. Die Veröffentlichung des zur Verfügung gestellten Materials erfolgt in eigener Verantwortung des Kunden. Für etwaige Schadensersatzansprüche auch an Bildrechten sowie auf „Recht am eigenen Bild“ übernimmt die NIO Veranstaltungs GmbH keine Haftung. Der Kunde, sowohl Standkunden/Ausstellungskunden aus der Pharmaindustrie als auch Kongressteilnehmer aus der Ärzteschaft oder andere Teilnehmer erklären sich mit ihrer Anmeldung oder Standreservierung damit einverstanden und stellen die NIO Veranstaltungs GmbH ausdrücklich von jeglichen Schadensersatzansprüchen frei.
5. Kündigung
5.1. Der Auftraggeber (Teilnehmer oder Standbesteller) ist berechtigt, das Vertragsverhältnis mit der NIO Veranstaltungs GmbH jederzeit zu kündigen. Die vorzeitige Aufhebung des Vertragsverhältnisses verpflichtet den Auftraggeber jedoch zur Zahlung der vereinbarten Honorare bzw. schon erbrachter Vorleistungen.
5.2. Die Vertragsparteien vereinbaren ausdrücklich, dass eine Kürzung des Honorars aufgrund ersparter Aufwendungen von der NIO Veranstaltungs GmbH ausgeschlossen ist.
5.3. Der Grund zur außerordentlichen Kündigung für beide Vertragsparteien bleibt hiervon unberührt. Dieses Recht steht der NIO Veranstaltungs GmbH insbesondere dann zu, wenn das vereinbarte Honorar durch den Auftraggeber nicht zum Fälligkeitszeitpunkt gezahlt oder wenn trotz Aufforderung Budgetleistungen im Rahmen der vertraglichen Abrede nicht gezahlt werden.
6. Haftung
6.1. Die NIO Veranstaltungs GmbH verpflichtet sich zur gewissenhaften Vorbereitung und sorgfältigen Auswahl und Überwachung der Leistungsträger nach den Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns.
6.2. Die Haftung der NIO Veranstaltungs GmbH richtet sich ausschließlich nach den schriftlichen Vereinbarungen der Parteien. Alle hierin nicht ausdrücklich zugestandenen Ansprüche – auch Schadenersatzansprüche, gleich aus welchem Rechtsgrund – sind ausgeschlossen, es sei denn, sie beruhen auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Vertragsverletzung durch die Agentur, durch einen gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen oder betreffen eine Haftung wegen einer Verletzung von Leib, Leben oder der körperlichen Unversehrtheit.
6.3. Darüber hinaus vereinbaren die Vertragsparteien, dass ein Schadenersatzanspruch gegen die NIO Veranstaltungs GmbH der Höhe nach, gleich aus welchem Rechtsgrunde, auf das vereinbarte Honorar beschränkt ist.
6.4. Soweit der NIO Veranstaltungs GmbH im Zusammenhang mit der Vertragsabwicklung Schadenersatzansprüche gegen Dritte zustehen, tritt die Agentur derartige Ersatzansprüche auch an den Auftraggeber ab, sofern dieser die Abtretung derartiger künftiger Ansprüche annimmt. In einem solchen Fall stehen dem Auftraggeber gegen die NIO Veranstaltungs GmbH keine weiteren Ansprüche zu. Der Auftraggeber ist berechtigt, derartige Ansprüche auf eigene Kosten durchzusetzen.
6.5. Die NIO Veranstaltungs GmbH verpflichtet sich, für die Veranstaltung eine Veranstalterhaftpflicht abzuschließen.
7. Zahlung
7.1. Rechnungen von der NIO Veranstaltungs GmbH sind sofort nach Rechnungseingang lt. Zahlungsbedingungen fällig. Bei verspäteter Zahlung gelten die gesetzlichen Verzugszinsen als vereinbart, sowie eine einmalige Bearbeitungsgebühr in Höhe von 5% des Vertragspreises.
7.2. Der Kunde darf nur mit unbestrittenen Forderungen aufrechnen oder ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen.
7.3. Alle genannten Preise verstehen sich in Euro zuzüglich der gesetzlich definierten Mehrwertsteuer. Zahlungen sind, sofern keine Zahlungsbedingungen vereinbart wurden, ohne jeden Abzug sofort nach Erhalt der Rechnung fällig.
8. Gewährleistung und Schadenersatz
8.1. Der Kunde hat etwaige Reklamationen bzgl. der Standbestückung, der Standpositionierung direkt bis Veranstaltungsbeginn der NIO Veranstaltungs GmbH und etwaige Reklamationen bzgl. der Veranstaltungsabläufe noch direkt während der Veranstaltung schriftlich geltend zu machen und zu begründen. Im Fall berechtigter und rechtzeitiger Reklamationen steht dem Kunden das Recht auf Schadenersatz zu. Die Vertragsparteien vereinbaren, dass ein Schadenersatzanspruch gegen die NIO Veranstaltungs GmbH der Höhe nach, gleich aus welchem Rechtsgrunde, auf das vereinbarte Honorar/die vereinbarte Standmiete beschränkt ist.
8.2. Schadenersatzansprüche des Kunden, insbesondere wegen Unmöglichkeit der Leistung (z.B. aus Gründen „höherer Gewalt“), positiver Forderungsverletzung, Verschuldens bei Vertragsabschluss, mangelhafter oder unvollständiger Leistung oder wegen unerlaubter Handlungen sind ausgeschlossen, soweit sie nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit der NIO Veranstaltungs GmbH beruhen.
9. Anzuwendendes Recht
Auf die Rechtsbeziehungen zwischen Kunden und Agentur und auf die Frage eines gültig zustande gekommenen Vertrages sowie seiner Vor- und Nachwirkungen ist ausschließlich Deutsches Recht anzuwenden.
10. Gerichtsstand
Ist der Vertragspartner ein Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen, wird als ausschließlicher Gerichtsstand unser Geschäftssitz für alle Ansprüche, die sich aus oder aufgrund dieses Vertrages ergeben, vereinbart. Gleiches gilt gegenüber Personen, die keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland haben oder Personen, die nach Abschluss des Vertrages ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort außerhalb von Deutschland verlegt haben oder deren Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthaltsort im Zeitpunkt der Klageerhebung nicht bekannt ist.
11. Nebenabreden / Schriftform
11.1. Die Vertragsparteien vereinbaren strenge Vertraulichkeit über alle Ihnen wechselseitig bekannt werdenden Interna des Vertragspartners; diese Vereinbarung bleibt auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bestehen.
11.2. Sollte eine Regelung dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Vereinbarungen nicht. An Stelle der unwirksamen Bestimmung gilt dann eine solche Bestimmung, die der unwirksamen Bestimmung unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen beider Parteien wirtschaftlich am nächsten kommt und die von den Parteien, hätten sie die Unwirksamkeit gekannt, getroffen worden wäre. Planwidrige Lücken sind entsprechend zu schließen.
11.3. Ansprüche und sonstige Ansprüche aus diesem Vertrag können von dem Auftraggeber nur unter vorheriger schriftlicher Zustimmung der NIO Veranstaltungs GmbH abgetreten werden. Der Auftraggeber wird darauf hingewiesen, dass im Rahmen der Vertragsabwicklung Daten gespeichert und DSGVO konform behandelt werden.
12. Höhere Gewalt
Die Parteien sind von Verfolgung wegen Unterlassung der Erfüllung bestimmter Verpflichtungen laut Abkommen befreit, wenn diese Unterlassungen aufgrund von unten angegebener Umstände geschehen und die Umstände die Erfüllung innerhalb einer bestimmten Zeit verhindern oder wesentlich erschweren, ohne dass die Partei einen Einfluss auf diese Umstände hat. Zu diesen Umständen zählen u. a. Maßnahmen und Unterlassungen der gesetzlichen Autoritäten, neue oder veränderte Gesetzgebung, Personalverluste, Krankheiten oder andere Einschränkungen der Arbeitskraft, Todesfälle, Probleme auf dem Arbeitsmarkt, Blockaden, Blitzeinschläge, Brände, Überschwemmungen, Verlust oder Zerstörung von Daten oder bedeutungsvollem Eigentum, Einschränkungen an Treibstoffen, Knappheit an Transportmitteln, Waren oder Energie, fehlerhafte oder verspätete Lieferungen von Waren oder Dienstleistungen des Lieferanten, Probleme im allgemeinen Daten-, Telefon-, Kabel- oder Mobiltelefonnetz und Fehler in Hard- und Software. Wenn eine Partei laut oben genannten Bestimmungen eine Auflösung des Vertrags wünscht, muss die Partei die andere Partei ohne Verzögerungen von ihren Absichten unterrichten.
13. Subunternehmer
Für Subunternehmer wie beispielsweise, Techniker, Promoter, Dekorateure etc. die von der NIO Veranstaltungs GmbH für die Durchführung von Veranstaltungen gebucht werden, gilt sowohl im Innen- wie auch im Außenverhältnis folgendes:
13.1. Der Subunternehmer haftet für sämtliche entstandenen Schäden selbst wie z.B. Schäden an Fahrzeugen der Autovermietung, Gebühren wegen Verstoß gegen die Straßenverkehrsordnung, Körperverletzung von Personen, etc.
13.2. Fotos und Videos welche auf den Veranstaltungen gemacht wurden, dürfen von der NIO Veranstaltungs GmbH sowie von den Auftraggebern der NIO Veranstaltungs GmbH für deren Werbezwecke ausdrücklich genutzt werden, sofern dies von der NIO Veranstaltungs GmbH genehmigt wird. Der Subunternehmer tritt ausdrücklich sämtliche Nutzungsrechte an dem gemachten Foto- und Videomaterial ab.
13.3. Es werden vom Subunternehmer keine anderen Subunternehmer, welche von der NIO Veranstaltungs GmbH beschäftigt werden, abgeworben oder für andere Aufträge direkt angesprochen.
13.4. Die Auftraggeber der NIO Veranstaltungs GmbH dürfen vom Subunternehmer für einen Zeitraum von mindestens 12 Monaten nach der letzten Beschäftigung nicht direkt angegangen werden.
14. Datenschutz ist der NIO Veranstaltungs GmbH wichtig.
Die NIO Veranstaltungs GmbH weist noch einmal ausdrücklich auf die auf unter https://www.nio-kongress.de/datenschutzerklaerung/ veröffentliche Datenschutzerklärung hin.